事務所の引っ越しでやることとは？スムーズな移転には事前準備が大切！

事務所の引越しは、会社にとって非常に重要なミッションです。事務所の引越しがスムーズに進むことで、事業への影響を最小限に抑えられます。

そのためには事前準備が大切です。事務所の引越しの際の全体の流れや手続き、スムーズな引越しの注意点などについて解説しますので、参考にしてください。

事務所引っ越しの全体的な流れ

それでは事務所の引越しの全体の流れについて考えていきましょう。

事務所移転の一般的な流れ

事務所移転をする際には、いくつかの注意点があります。これらの注意点を考慮して計画することで、スムーズな事務所移転が可能になるでしょう。移転の目的を明確にすることで、新たな事務所の選定がスムーズに行えます。

新事務所の選定では、事務所移転の目的により、コスト削減や、従業員の働きやすさなど、目的に応じて最適な事務所を選ぶことが可能です。さらに、引越し業者の手配や新事務所への移動を計画的に進めることで、業務の遂行に考慮して行えます。

たとえば、引越し業者の手配は早めに行い、スケジュールに余裕を持たせることで、ゆとりを持って対応できます。また、新事務所への引越しを終えたら、旧事務所の現状回復工事を確実に行い、契約の終了時にトラブルが発生しないよう注意が必要です。

これらの理由からも、事務所移転をスムーズに進めるためには、移転の目的を明確にし、各ステップを計画的に進めることが重要なのです。

新事務所の選定から移転、旧事務所の原状回復までの流れをしっかりと把握することで、業務への影響を最小限に抑え事務所の移転を実現できます。

事務所移転のスケジュール作成する

スケジュール作成は、事務所移転をスムーズに行うために重要です。スケジュールを作成することで、移転に伴う作業や手続きをスムーズに進められます。

また、スケジュールの見える化ができスケジュールの進み具合が確認でき、スケジュールを関係者全員に共有できます。そうすることで、移転がスムーズに進み、業務への影響を抑えられる点からも有効です。

責任担当者を決める

責任者を決める理由として、事務所移転の際のスケジュールをスムーズに進め、問題を未然に防ぐために必要です。責任者がいないと、各作業の進捗管理が十分に行えず、誤解やトラブルが生じやすくなります。

そのようなトラブルを未然に防ぐためにも、責任者を決めスケジュールの全体を把握し、関係者との調整をすることでスムーズな対応が可能です。また、責任者がいることで、関係者の役割分担が明確になり、各チームやスタッフが何をすべきかが明確になります。

事務所移転の手続き一覧

事務所移転の手続きはどのような手続きがあるのでしょうか？

事務所移転時に必要な手続きとは？

事務所移転の際には、これらの手続きが必要となります。手続きには専門的な知識も必要ですので、専門家に相談・依頼することで、日々の業務や引越しのスケジュール調整に集中できます。事務所移転の際には、予期せぬトラブルや対応が起こりますので、気持ちの余裕を持つ点からも専門家への依頼はおすすめです。

手続きのタイミングは？

手続きには、「会社として必要な手続き」と「その他の手続き」の2種類があります。手続き内容や届出先、提出期限を紹介しますので、参考にしてください。

会社として必要な手続き

手続き内容	届出先	提出期限
移転届	郵便局	移転先住所・移転日決定後 なるべく早く
移転登記	移転前の管轄法務局	本店は移転後2週間以内 支店は移転後3週間以内
異動届出書	移転前の管轄税務署	移転後なるべく早く
給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書	移転前の管轄税務署	移転後1カ月以内
健康保険・厚生年金保険適用事務所 名称・所在地変更（訂正）届	移転前の事業所の所在地を 管轄する年金事務所	移転後5日以内
労働保険名称・所在地等変更届	移転際の管轄労働基準監督署	移転後10日以内
雇用保健事業主事業所各種変更届	公共職業安定所	移転後10日以内

その他の手続き

手続き内容	届出先	提出期限
事務所の解約手続き	オナー・管理会社	契約内容により異なる通常は6カ月前に退去する旨を伝える
銀行・クレジットカード等の住所変更手続き	各種金融機関・カード会社	移転後なるべく早く
インターネットや電話回線の移転手続き	各種契約している会社	移転前に日程調整
取引先への連絡	各種関連会社	移転前に事前連絡が好ましい

チェックリストを作りスムーズな引越しを！

事務所の移転には、さまざまな手続きが必要となります。全ての項目を滞りなく進めるためには、チェックリストなどを作成することがおすすめです。チェックリストを作成し、進捗具合をチェックすることでスムーズな引越しが可能です。特に、新事務所と旧事務所でのインフラの整備は、今後の業務への支障も考えられますので迅速な対応の必要があります。

引っ越し準備に必要なこと

事前準備

事前準備は、スムーズな引越しを実現し、業務への影響を最小限にするためにも必要です。事前準備をすることで、必要な手続きや作業の優先順位が明確になり、トラブルや遅延を未然に防ぎます。

例えば、新しいオフィスのレイアウトや通信設備の整備、重要書類の保管方法などを事前に計画することで、引越し作業もスムーズに進みます。

さらに、スタッフの役割分担や引越し業者とのスケジュール調整を早めに行うことで、全体の進行がスムーズに進みます。そうすることで、引越し後の業務をスムーズに立ち上げることが可能です。

新事務所でのインフラ整備

インフラ設備は、業務の効率化とスムーズな業務運営に欠かせません。まず、インターネット回線や電話回線などの通信インフラ設備は、業務をする上で最も重要です。これらを整備することで、日々の業務や取引先との取引がスムーズに進みます。

また、データ保護のためのサーバーやクラウドストレージ、オフィスのセキュリティシステムの整備も重要です。セキュリティシステムなどのインフラ設備を整えることで、快適で安全な業務環境が実現します。

事務所移転の際に気をつけるべきポイント

原状回復工事の範囲は、契約書に記載されていますが、曖昧な表現になっている場合もあります。退去時には、原状回復の範囲について協議が必要です。

協議しておくことで、原状回復範囲が明確になり、どこまで元に戻すのかが明確になります。また、経年劣化により傷んでいる箇所は、原状回復の対象外となるケースが多いので、不必要な費用の負担を避ける点でも必要なのです。

スムーズな移転のためには？

業務再開に向けた準備

移転後は、スムーズな業務再開が必要です。業務が再開できなければ、事業の存続の危機にも関わりますが、取引先にも迷惑をかけてしまいます。また、業務の再開が遅れることで企業としての社会的信頼にも関わります。業務再開に向けた準備は、移転前から考えておきましょう。

従業員とのコミュニケーション

オフィス環境は、1日の多くの時間を事務所で過ごす従業員にとって非常に重要です。冷暖房設備や、ネット環境、トイレの数などに不満がある場合、社員のモチベーションにも影響があります。

社員が不便を感じずに快適に過ごせる環境づくりは、生産性やモチベーション向上にも繋がりますので、従業員の意見を取り入れ改善しましょう。

オフィス環境の整備

移転後には、移転前には見えなかった問題点が発生するケースもあります。レイアウトなども、実際使って見ないとわかりません。特にインフラ関係の問題は、業務への影響もありますので早急に対応する必要があります。

ネットが遅くて仕事に影響がでたり、新たなオフィス機器が必要になったり、さまざまな問題点が発生するケースもあります。自社で対応できれば良いですが、自社で対応できない場合は専門の業者に相談することをおすすめします。

まとめ

事務所の移転は、会社にとって重要なミッションです。スムーズな移転を実現するためには、事前準備と計画が必要です。まず、移転の目的を明確にし、新事務所の移転先また、スケジュールを作成して関係者と共有し、責任者を決めることで進捗管理を徹底できます。

移転に伴う手続きとしては、登記や転居届、インフラの手続き、取引先への連絡などが必要です。事前にチェックリストを作成し、スムーズな移転を進めましょう。移転先でのネット環境構築には専門的な知識も必要です。

弊社ではオフィス移転での通信機器の設置やネットワーク環境の構築をサポートしております。また、ネットワークセキュリティ対策も対応可能です。お困りの方や気になる方がいらっしゃいましたら、お気軽にご相談ください。最適なご提案をお約束いたします。

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