オフィスを移転する時の回線の手続きや工事費用と電話移設の注意点
オフィスの移転は、単なる住所変更にとどまらず、電話やインターネット回線、サーバー機器の移設など、情報通信環境の整備が必要不可欠です。
特に通信回線の手続きには時間と手間がかかるため、事前準備を怠ると業務に大きな支障が出ることも。
本記事では、オフィス移転に伴う回線手続きの流れや注意点、費用対策、プロの支援サービスまでを詳しく解説します。
- オフィス移転を控えており、電話やネット回線の手続きに不安がある方
- 業務を止めずにスムーズな通信環境の移設を目指したい総務担当者
- サーバー移設や回線工事に関して専門家のサポートを検討している企業
オフィス移転時の回線の手続き方法
基本ステップ
オフィス移転における回線手続きの流れは、以下の4つのステップで進めるのが一般的です。
- 現在の契約内容の確認（プロバイダ・電話回線など）
- 新オフィスでの提供エリア確認と工事手配
- サーバー・PCなど通信機器の移設準備
- 開通・動作確認
早めに準備を始めないと、移転当日までに回線が間に合わず業務が停止してしまう恐れがあります。
移転予定日の1.5〜2ヶ月前から準備するのが理想です。
事務所の移転で電話回線を変えない方法
電話番号を維持することは、顧客や取引先との関係維持にも大きなメリットがあります。
番号変更の可否は回線の種類や移転先のエリアによって異なります。
番号を変えずに済む主な方法は以下の通りです。
- フリーダイヤル（0120）や050番号など全国共通番号を契約する
- 「ひかり電話」などのIP電話を利用する
- クラウドPBXなどインターネットを利用した電話システムを導入する
プロバイダをそのまま使うポイント
- 移転先が現行プロバイダの提供エリアか確認する
- 契約タイプ（ファミリー・マンション）と建物の対応状況を確認
- ビルの管理会社に回線工事の可否を事前確認する
- 移転予定日から逆算して手続きスケジュールを立てる
- プロバイダへ移転手続きを連絡し、必要書類や手順を確認する
オフィス移転時の電話番号対応
電話番号変更のお知らせ方法
移転に伴って電話番号を変更する場合、顧客や関係者へのスムーズな周知が非常に重要です。
連絡が遅れると、問い合わせや受注のチャンスを逃したり、信用を損なったりするリスクがあります。
そこで、複数の連絡手段を組み合わせて、早期に周知することが推奨されます。
電話番号変更時の通知チェックリスト
- 郵送やメールでの一斉案内を行う
- 会社ホームページで告知を掲載する
- SNS（X、Facebookなど）での周知を行う
- 移転前の旧番号に転送アナウンスを設定する
これらを並行して行うことで、顧客や取引先の混乱を避け、機会損失を最小限に抑えることが可能になります。
電話番号を変えないメリット
可能であれば、電話番号は変更しない方が理想的です。
番号が変わらないことで、次のようなメリットが得られます。
- 顧客対応の継続性
- 信頼性とブランドの維持
- コストと手間の削減
このように、電話番号の継続利用は、事業継続性の面でも大きなプラス要素となります。
電話番号を変えない注意点
ただし、電話番号を維持できるかどうかは、移転先のエリアや回線の種類によって左右されます。
番号維持の際に確認すべきポイント
- 同一市内局番エリア内での移転であるか確認する
- 現在の電話回線の種類（アナログ／IP）を確認する
- NTTやプロバイダに事前相談を行う
移転までの時間に余裕があるほど、対策の選択肢は広がります。
お客様への連絡例とポイント
電話番号が変更になる、あるいは変更がない場合でも、顧客への連絡文には丁寧な表現と必要な情報を簡潔に盛り込むことが重要です。以下はその一例です。
【電話番号変更なしの場合の文例】
拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
このたび弊社は、業務拡大に伴い下記住所へ移転することとなりました。
なお、電話番号は従来通りとなりますので、今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
敬具
このように、電話番号に関する対応は、単なる手続きではなく、顧客や取引先との信頼関係を守る重要な業務です。
回線業者やプロのサポートを活用し、早期に着手することが、円滑な移転成功への近道です。
オフィス移転時の回線工事の費用
電話移設工事費用の相場
電話回線を新オフィスへ移設するには、「基本工事費」と「機器設置料」が主に発生します。
目安となる費用は以下の通りです。
費用相場の目安
- 基本工事費：8,000〜15,000円／回線
- 機器設置料：5,000〜10,000円／台
この他にも、以下のような費用が発生することがあります。
- 現地調査費
- 追加配線工事費
- ビル内特殊施工費用（高層階・配管構造が複雑な場合など）
工事時のトラブルの事例
電話回線やインターネット回線の工事では、次のようなトラブルが頻繁に発生します。
代表的な工事トラブル
- 工事日の調整がつかず、移転日に開通できなかった
- 必要な配線が足りず、当日追加工事が必要に
- 現地の配管や設備が見積もりと異なり、再設計と再見積もりが必要に
これらは多くの場合、「現地調査不足」または「業者との意思疎通の欠如」によって引き起こされます。
最悪の場合、業務開始日までに回線が整わず、営業に支障が出ることもあります。
工事時にトラブルを起きないための対策法
工事トラブルを未然に防ぐには、入念な準備と業者との連携が不可欠です。以下のような対策を講じましょう。
トラブル防止のチェックポイント
- 移転前に必ず現地調査を実施する
- 電話機・PC・ネットワーク機器の台数と配置を明確に伝える
- 複数社から見積もりを取り、費用と作業内容を比較
- 工事日には社内担当者が立ち会い、その場で判断・対応ができる体制を整える
- 工事日は移転当日ではなく、数日前に設定しておくと安心
とくに配線経路やルーターの設置位置などは、オフィスレイアウトと連動しているため、総務やIT担当とも事前にすり合わせておくことがポイントです。
工事費用を抑えるコツ
コストを抑えるには、「工事の品質を維持しながら不要な支出を減らす」視点が必要です。
費用を抑える方法の例
- 必要最小限の機器移設に留める（古い機器の見直しも検討）
- LAN配線や電話配線の一部を内製化（できる範囲で）
- 回線業者や工事会社のキャンペーンを活用する
- リース機器を使い、設置費用込みで契約する
ただし、無理な節約をしすぎると結果的に再工事が必要になり、かえって費用が膨らむこともあるため、慎重な判断が求められます。
オフィス移転時のサーバー・パソコン設定
サーバー移設の準備
サーバーは精密かつ重要な通信機器のため、移設作業には万全の準備が求められます。
データ消失や故障を防ぐため、以下の準備を必ず行いましょう。
サーバー移設の事前準備チェックリスト
- 業務停止に支障が出ない時間帯での移設スケジュールを決定
- 移設前にすべてのデータをバックアップ
- 移転先の電源容量と空調設備の確認（熱対策も必要）
- 移設中は外部からのアクセス制限を一時的に設定
専門業者に依頼することで、安全性が格段に向上します。
サーバーを床置きしている場合は、サーバーラック導入も検討するとよいでしょう。
パソコン設定と回線の連携方法
- パソコンを所定の場所に設置し、LANケーブルまたはWi-Fiで回線に接続
- IPアドレス設定（静的またはDHCP）を確認・必要に応じて再設定
- DNSサーバーの情報を入力（企業の内部ネットワークを使う場合は特に重要）
- 共有フォルダやサーバーへの接続パスを再構成
- 社内メール、インターネット、クラウドサービスのアクセス確認を実施
- Wi-Fi接続が必要な端末には、新オフィスのSSID・パスワードを設定
事務所移転での通信環境整備
- LAN配線の設計と敷設：回線の速度や安定性に直結する重要な作業
- 無線Wi-Fi環境の調整：中継機やアクセスポイントの最適配置がカギ
- ネットワーク機器の動作確認：プリンタ・複合機・NASなども含めた接続確認を行う
通信環境の乱れは業務全体の生産性に直結するため、移転前後のチェックリスト運用が非常に有効です。
まとめ
オフィスの移転において、電話・インターネット回線の手続きやサーバー移設は、業務継続に直結する非常に重要な作業です。
回線や機器の構成を十分に把握し、信頼できる業者に依頼することで、トラブルの少ないスムーズな移転が実現できます。
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