OA機器の導入相談で解決！複合機や電話・マウスの費用や選び方の成功事例紹介

「複合機や電話通信のコスト、もっと安くならないだろうか？」

「OA機器を揃えたいが、何が本当に必要なのか分からない」

オフィスに欠かせない複合機やPC、セキュリティ設備ですが、実は選び方ひとつで「月々のコスト」と「仕事のしやすさ」に劇的な差が出ます。

数年使い続ける重要なインフラだからこそ、OA機器選定の失敗は避けたいですよね。

本記事では、コスト削減に成功した実例を交えながら、失敗しないOA機器の導入・相談方法を徹底解説します。

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【OA機器導入の相談前に】オフィスに必要な機器一覧

弊社へのご相談でも、「そもそもオフィスに何が必要かリストアップできない」というお客様は非常に多いです。

抜け漏れを防ぐためにも、まずはオフィスに「何が必要なのか」を整理していきましょう。

①複合機や電話などの基本設備

オフィスの中心となるのが、プリント・スキャン・FAX機能を備えた複合機や、外線・内線を制御するビジネスフォン（電話機）です。

これらは「あって当たり前」の設備ですが、実は搭載機能の比較がおろそかになりがちな機器でもあります。

近年の進化は目覚ましく、最新の複合機はクラウドと連携して外出先からFAXを確認できたり、ビジネスフォンはスマホを内線として使えたりと、導入するだけで業務効率が劇的に変わります。

②Wi-FiやUTMなどの通信・防犯設備

今や電気や水道と同じライフラインとなったのが、インターネット環境です。

例えば、家庭用のルーターをオフィスで使うと、「人数が増えると繋がらない」「Web会議が止まる」といった問題が頻発します。

実際に、「月末の繁忙期にネットが落ちて業務が止まってしまった」と慌ててご相談に来られるお客様も少なくありません。

そのため、多台数接続に強い「業務用アクセスポイント」の導入は必須と言えるでしょう。また、顧客情報や社内の機密データを守るために、セキュリティ対策機器（UTM（統合脅威管理））も現代では外せません。

【重要：セキュリティ対策の現状】

IPA（情報処理推進機構）のガイドラインでも、中小企業のセキュリティ対策は強く推奨されています。

企業の社会的信用を守るための「防具」として導入相談数が増えています。

IPA「情報セキュリティ10大脅威」によると、ランサムウェア被害や標的型攻撃は年々増加しており、大企業だけでなくサプライチェーンの弱点となる中小企業が狙われています。UTMなどの物理的な対策は、経営リスクを回避するための投資です。

（出典：IPA 独立行政法人 情報処理推進機構資料より）

③PCやタブレットなどの周辺機器

社員一人ひとりが使うPCやタブレット、そしてモニター、マウス、キーボードなどの周辺機器も外せません。

意外と多いのが、これらを必要な時にバラバラで購入・手配してしまうケースです。

「マウスが壊れたから家電量販店へ買いに行く」「新入社員が入るたびにPCの初期設定に追われる」といった見えない「管理コスト」が膨大に発生します。

これらを一括で管理・導入することで、設定の手間が省けるだけでなく、スケールメリットによる大幅なコスト削減に繋がります。

チェックリスト

導入をご検討中の方は、以下のリストを参考に自社に必要な機器を整理してみてください。

カテゴリ	導入検討すべき機器
基本の事務設備	□ 複合機（コピー・プリンター・FAX・スキャン） □ ビジネスフォン（主装置・電話機・スマホ内線）
インターネット・防犯	□ 業務用Wi-Fi（アクセスポイント） □ UTM（統合脅威管理・セキュリティ機器） □ 防犯・ネットワークカメラ
IT周辺機器	□ デスクトップPC / ノートPC / タブレット □ モニター・キーボード・マウス □ 各種ソフトウェア（Office等）
データ管理・インフラ	□ NAS（ネットワーク対応ハードディスク・共有サーバー） □ 各種配線工事（LAN配線・電源等）

上記の機器は、バラバラに手配するよりも一括で導入する方が初期費用・管理コストともに大幅に抑えることが可能です。どの機器が自社に必要か迷われている場合は、まるごと株式会社ITDへお任せください。

OA機器の導入相談でコスト削減した例

OA機器の選定を「単なる買い物」ではなく「プロへの相談」に変えることで、コストだけでなく業務環境そのものが劇的に改善します。

ここでは、実際に寄せられたご相談と、その解決に至るまでの実体験をストーリー形式でご紹介します。

ケース1：「隠れた固定費」を削ってコスト削減

自社では当たり前だと思っていた固定費も、専門家が診断すれば「削減可能なコスト」に変わります。

ケース2：前任者から引き継いだ「複雑なリース契約」をスッキリ整理

前代表から引き継いだ詳細不明なリース契約を整理し、現在の適正価格へ引き戻すのも一つの手です。

ケース3：「オフィスの規模に最適なもの」を提案してもらう

「高い製品」を売るのではなく、今のオフィスの規模に最適なものだけを提案してくれるプロを見つけるのも大切です。

ケース4：トラブル時の素早い駆けつけ

OA機器の故障は、単なる修理費だけでなく「復旧を待つ社員の人件費」という膨大な損失を発生させます。

迅速なフットワークでカバーしてくれる相談先を選ぶことは、この「見えないコスト」を削るために不可欠です。

OA機器導入は株式会社ITDへ

株式会社ITDでは「寄り添うこと」を大切にしています。

業界歴の長いプロが現状を丁寧にヒアリングし、不要な契約の解約提案など、お客様の利益を最優先した「無料相談」を実施中です。導入後もリモートサポートや定期点検、専用窓口による即日対応を標準化しています。

まずは無料相談で、貴社の悩みを弊社にご相談ください。

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OA機器の導入相談で失敗しない進め方

上記のような成功事例がある一方で、選び方を間違えて失敗してしまうケースも少なくありません。

弊社では、お客様が後悔しないよう、以下のポイントを重視してヒアリングを行っています。

印刷枚数で「複合機」を選ぶ

複合機選びの最大のポイントは「月間印刷枚数」です。

安さだけで家庭用を選ぶと故障が頻発し、逆に低頻度で高速機を入れるのはコストの無駄です。

過去の検針票を拝見し、「貴社の使用量に最適な耐久性とコストバランス」を持つ機種だけを選定します。

用途に合わせて「PC」を選定する

PCは「大は小を兼ねる」とは限りません。

事務作業メインならPCのスペックはCore i3やi5で十分ですが、動画編集やCADを使うなら高スペック機器が必要です。

「今使える」ではなく「長期で快適に使える」スペックを、将来のソフトの重量化も見越してご提案いたします。

規模に合うUTMを導入する

UTM（セキュリティ機器）には「推奨ユーザー数」があります。

社員数に対してスペックが低すぎると、インターネット速度が遅くなり業務が止まってしまいます。

今後の増員計画も含めてご相談いただくことで、将来ボトルネックにならない適切なサイズの機器を選定できます。

維持費を含めて比較する

最も注意すべきは「見かけのリース料金」だけを見てしまうことです。

重要なのは、トナー代、保守費用、セキュリティ更新料などを含めた「トータルコスト」を見ることです。

弊社では、ランニングコストも含めたシミュレーションで、納得のいく判断をサポートします。

複数社から見積をとる

納得のいく導入のためには、相見積もり（複数社の比較）も重要です。

単なる金額だけでなく、「導入後のサポート体制」や「設定までやってくれるか」を確認してください。

弊社は価格のご相談はもちろん、手厚い保守サービス面で多くのお客様に選ばれています。

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OA機器の導入相談はプロへ任せるのが最短！

OA機器は種類が膨大で、自社だけで全てを最適化するのは困難です。

プロに相談することで、コスト削減だけでなく、業務効率化という大きな果実を得ることができます。

複雑な設定も全てお任せする

PCの初期設定、複合機のドライバインストール、Wi-FiのSSID設定、UTMのフィルタリング設定……。

これらを社内の誰かがやるとなると、丸数日つぶれてしまいます。

弊社にご依頼いただければ、これらの面倒な作業はすべて専門スタッフが代行します。

機器が届いたその日から、すぐに業務を開始できる状態でお引き渡しします。

最適な機器を即座に選定する

「貴社の業種なら、この機能が付いた複合機が便利です」

「このオフィスの広さなら、Wi-Fiはこの位置に2台必要です」

数多くの導入実績を持つ弊社なら、貴社の状況に合わせた「正解」を即座に導き出せます。

マウスひとつ取っても、耐久性の高い業務用品を選定するなど、細部までこだわり抜いた提案が可能です。

無駄なコストを徹底的に排除する

弊社が目指すのは、単に機器を売ることではなく、お客様の利益を最大化することです。

ヒアリングの結果、「その機能は不要です」「こちらのプランの方が安くなります」と、あえてスペックを下げる提案をすることもあります。

OA機器の取り扱いでは、長期のお付き合いになるからこそ、お客様にとって無理のない、本当に価値のあるプランだけをご提案します。

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まとめ

本記事では、OA機器の導入相談におけるポイントや、導入事例を通じて、コスト削減と業務効率化の方法を解説しました。

OA機器の導入は、初期費用を抑え、月々のキャッシュフローを安定させることができる「リース契約」を活用したプランニングが非常に効果的です。

• 初期費用0円で最新環境へ：まとまった資金を使わず、オフィス環境を一新できます。
• トータルコストの削減：通信費やカウンター料金の見直しで、実質負担を下げられます。
• プロによる最適化：複合機からマウスまで、無駄のない構成をワンストップで構築します。

「今の見積もりが適正か見てほしい」「何から手をつければいいか分からない」

そんな経営者様、ご担当者様は、ぜひ一度弊社の無料相談をご活用ください。

現状のコスト診断や、最適なプランのシミュレーションを受けるだけでも、今後の経営に役立つ発見があるはずです。

OA機器の導入やコスト削減に関するご相談は、ぜひお気軽にお問い合わせください。専門のスタッフが、貴社の課題を解決する最適なプランをスピーディーにご提案いたします。「とりあえず話だけ聞いてみたい」というご依頼も大歓迎です。今すぐ下のボタンから、理想のオフィス環境作りを始めましょう！