企業に必要な事務機器一覧！OA機器との違いやおすすめのメーカーも紹介

2024年10月15日

事務機器は、オフィスでの日常業務をスムーズに進めるために欠かせないツールです。効率的な業務運営を支える事務機器には、パソコンやコピー機、シュレッダーなど、さまざまな種類があります。適切な機器を選定することで、業務の効率化やコスト削減を実現し、企業の成長をサポートします。

本記事では、事務機器の選び方や主要な機器の一覧、失敗しないための選定ポイントについて詳しく解説します。

事務機器とは？

事務機器とは、オフィスやビジネスの現場で日常的に使用される機器や設備のことを指します。これらの機器は、企業の業務効率を高めるために必要不可欠なツールであり、事務作業の円滑な遂行を支援します。特に、日々の文書作成やデータ処理、コミュニケーションのために重要な役割を果たしています。

OA機器との違い

事務機器とOA機器（オフィスオートメーション機器）は、よく混同されますが、微妙に異なります。OA機器は、主に情報処理やデータ管理に特化した機器を指し、コンピュータやプリンター、FAXなどが該当します。一方、事務機器は、OA機器を含む広範囲な機器や設備を指し、日常のオフィスワークに必要な全般的な機器を含んでいます。例えば、シュレッダーやコピー機、電話などが事務機器に含まれます。

事務機器の重要性

事務機器は、企業の運営を支える基盤であり、効率的な業務遂行を可能にします。以下のような重要な役割を果たしているため、適切な選定が企業の成功に直結します。

業務効率化

適切な事務機器を導入することで、作業のスピードが上がり、業務効率が大幅に向上します。たとえば、高速コピー機や効率的なデータ入力を可能にするコンピュータは、書類作成やコピー作業の時間を短縮します。また、シュレッダーなどのセキュリティ対策機器を導入することで、重要な文書の処理も迅速に行えます。

長期的なコスト削減

初期投資が必要な事務機器ですが、長期的にはコスト削減に貢献します。例えば、耐久性の高い機器を選ぶことで、メンテナンスや買い替えの頻度を減らすことができ、長期的なコストを削減できます。また、ペーパーレス化や自動化機能を備えた機器は、消耗品の使用を減らすことでコストダウンを図ることができます。

環境負荷の低減

近年、環境に配慮した事務機器が増えています。エコプリンターや省エネ対応のコピー機、シュレッダーなどを導入することで、企業の環境負荷を軽減できます。また、紙の使用量を減らすデジタル化の推進も、持続可能な社会に貢献する一助となります。

これだけは用意しておきたい！最低限必要な事務機器一覧

機器名	価格相場	用途
パソコン	5万円〜20万円	データ入力、文書作成、メール送信
電話	1万円〜5万円	社内外の連絡手段
FAX	2万円〜10万円	文書の送受信
コピー機	5万円〜30万円	書類の複製やスキャン
シュレッダー	1万円〜10万円	機密文書の処分

パソコン

現代のビジネスにおいて、パソコンは必須の事務機器です。データの作成、管理、保存から、インターネットを介した情報収集やコミュニケーションまで、幅広い業務を効率化するツールとして欠かせません。企業規模や業務内容に合わせて、スペックや予算を考慮しながら最適なモデルを選びましょう。

電話

電話は、社内外のコミュニケーションに必要不可欠です。特に、業務上の取引先や顧客との迅速な対応を可能にするため、信頼性の高い電話機が必要です。現在では、VoIP（Voice over IP）などのインターネット電話技術を活用する企業も増えており、コスト削減にもつながります。

FAX

電子メールの普及により使用頻度が減少しましたが、業種によっては依然としてFAXが重要です。特に、契約書や手書きの書類を迅速に送る必要がある場面で役立ちます。FAX機能付きの複合機を導入することで、業務効率もアップします。

コピー機

コピー機は、文書の複製やスキャン作業に必須です。オフィス全体の業務効率を高めるため、耐久性や処理速度が高いモデルを選ぶことが重要です。また、カラープリントや両面印刷、デジタル化対応の機能を備えた複合機がオススメです。

シュレッダー

機密文書の処分にはシュレッダーが必要です。企業情報や顧客データを安全に廃棄するため、シュレッダーは欠かせない機器の一つです。裁断の細かさや処理速度、連続稼働時間などを基準に選びましょう。

あると便利！追加で買いたい事務機器一覧

印刷機

大量の印刷作業が発生する場合は、専用の印刷機を導入することで効率が大幅に向上します。特に、イベント資料やパンフレット、カタログなどを印刷する際に便利です。印刷機を導入することで、外部委託による印刷コストを削減することも可能です。

プリンター

デスクトッププリンターは、少量の印刷を迅速に行うために便利です。カラープリンターやモノクロプリンター、複合機タイプなど、ニーズに応じてさまざまなモデルが選べます。インクジェットかレーザーかも、印刷量やコストを考慮して選定しましょう。

プロジェクター

会議やプレゼンテーションを行う際に役立つのがプロジェクターです。大人数に向けた資料の投影や、ビデオ会議の際に使用することで、視覚的なコミュニケーションがスムーズになります。最近では、小型で高解像度のモデルも増えており、オフィスの広さに応じて選ぶことが可能です。

分煙機

オフィス内の環境整備において、分煙機は健康維持や快適な職場環境を作る上で重要です。喫煙スペースを設けることで、非喫煙者との共存が可能となり、企業全体の生産性向上にも寄与します。

失敗しない事務機器選びのポイント

企業規模に見合っているか

事務機器を選ぶ際には、企業規模に応じた選定が必要です。小規模企業であればコストパフォーマンスの良いコンパクトな機器が適していますが、大規模企業の場合は、大量の処理能力を持った機器が求められます。必要以上に大きな機器を導入すると、維持費やスペースの無駄が生じてしまうため、適切な規模に応じた選定が重要です。

機能と価格のバランスは適切か

事務機器は、機能が多いほど価格も上がりますが、全ての機能が必要かどうかをよく検討しましょう。自社の業務に適した基本機能を備えた機器を選ぶことで、無駄なコストを抑えることができます。また、価格が高い機器を選ぶ場合でも、長期的な投資と考え、耐久性や効率性を見極めることが大切です。

アフターサポートは充実しているか

事務機器は日常的に使うものなので、故障やトラブルが発生する可能性があります。信頼できるメーカーや販売店から購入し、充実したアフターサポートが受けられることを確認しましょう。定期的なメンテナンスや、万が一のトラブル時の迅速な対応は、業務をスムーズに進めるために欠かせません。

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