複合機の耐用年数は何年？国税庁の資料をもとに減価償却の計算方法も解説
複合機は、企業のオフィスで日常的に使用される重要な設備です。
しかし、その耐用年数や減価償却の方法について、具体的に知っている人は少ないかもしれません。本記事では、複合機の耐用年数や減価償却について、わかりやすく解説します。
複合機の耐用年数とは？
まず、複合機の耐用年数について理解しましょう。耐用年数とは、税法上、資産が使用できる期間を示すもので、減価償却を計算する際の基準となります。しかし、これはあくまで税務上の基準であり、実際の使用期間を制限するものではありません。
法定耐用年数とは
法定耐用年数とは、税務上、資産の価値が減少する期間として定められた年数です。これは、国税庁によって設定されており、資産の種類ごとに異なります。複合機の場合、一般的には法定耐用年数が「5年」とされています。
使用期間を制限するものではない
法定耐用年数はあくまで税務上の基準であり、実際の使用期間を制限するものではありません。たとえば、法定耐用年数が5年であっても、適切なメンテナンスや修理を行えば、それ以上使用することが可能です。
法定耐用年数を越えて使用することも、違法ではありません。
耐用年数＝買い替え時期ではない
また、耐用年数が来たからといって、必ずしも買い替えが必要なわけではありません。複合機が問題なく動作している場合は、そのまま使用を継続しても問題ありません。しかし、老朽化や性能の低下が見られる場合は、新しい複合機への買い替えを検討することが望ましいです。
複合機の本当に適切な買い替え時期は？10年以上使うケースも
複合機の買い替え時期は、本当にさまざまです。実際には5年を超えて使用されているケースも多くあります。あくまで、法定上の耐用年数のため、使える場合は長く使いましょう。
多くの事業者では、10年以上使うケースも多いようです。
稀に、印刷枚数が非常に多い場合は、5年未満で寿命を迎える可能性もあるそうですが、複合機のテクノロジーも進化しており、あまりそのようなケースは少ないと言えるでしょう。
複合機の耐用「枚数」はある？
複合機の「耐用年数」についてはよく耳にしますが、実際には「耐用枚数」という概念も存在します。多くのメーカーは、複合機の「耐用枚数」を目安として公開しており、これは設計寿命に基づいています。
100万枚から300万枚程度であることが一般的です。
基本は、メーカーや機種によって異なり、使用目的や印刷頻度によっても影響を受けます。小規模オフィスであっても、100万枚から300万枚程度の機種をおすすめします。
複合機の減価償却の方法
次に、複合機の減価償却の方法について見ていきましょう。減価償却とは、資産の価値が時間の経過とともに減少することを会計上で表す手法です。複合機などの固定資産は、購入した年に一括して費用計上するのではなく、法定耐用年数にわたって少しずつ費用を分割して計上します。
減価償却とは
減価償却は、購入した資産の価値を経年に応じて費用として計上する会計処理です。これにより、資産がもたらす経済的利益を正確に反映し、企業の財務状況を適切に評価することができます。
定額法
定額法は、毎年同じ額を減価償却費として計上する方法です。複合機の耐用年数が5年であれば、購入金額を5で割り、その額を毎年の費用として計上します。この方法はシンプルで、年間の費用が一定であるため、財務管理が容易です。
定率法
定率法は、資産の残存価額に一定の率を掛けて減価償却費を計算する方法です。初年度に多くの費用を計上し、徐々に減らしていくという特性があります。複合機のような資産価値が早期に減少する可能性がある場合、定率法が適用されることが多いです。
複合機の耐用年数の基本は5年だが例外もある？
複合機の耐用年数は、一般的に5年とされています。これは国税庁の定める法定耐用年数に基づいたものであり、多くの企業でこれを基準に減価償却を行っていますが、中古で購入する場合には例外もあります。
中古だと耐用年数が変わる
中古の複合機を購入した場合、その耐用年数は異なる場合があります。中古品は、新品と比べて既に使用された期間があるため、法定耐用年数に基づいて新たな耐用年数が設定されます。このため、中古複合機の耐用年数を把握し、正しい減価償却を行うことが重要です。
具体的な中古の複合機の減価償却方法
具体的には、新品価格の50％を超える金額＝半額以上で購入した場合は、新品と同じく法定耐用年数は5年です。このため、中古と言えど、半額以上で買った場合は、減価償却を特別なロジックで行う必要はありません。
しかし、50％以下の金額で購入した場合は通常と異なります。
50％以下の金額で購入し、既に耐用年数を超過している場合
新品の50％以下の金額で購入し、そもそも耐用年数（5年）を超過している中古の複合機の場合は、「耐用年数（5年）×20％」で計算する決まりになっており、つまり、計算結果は「1年」になります。
しかし、計算結果が2年未満になってしまう場合は、統一で「2年」とするというルールがあり、このため、このケースにおいては、「2年」になります。
50％以下の金額で購入したが、まだ耐用年数を超過していない場合
新品の50％以下の金額で購入し、耐用年数の一部を経過している中古複合機の場合には、「耐用年数（5年）－経過した年数＋（経過した年数×20％）」で計算します。
例えば、耐用年数を1年だけ経過した中古複合機の場合は、
5年－1年＋（1年×20％）＝4.2年 という計算式になります。このため、計算結果としては、「4.2年」です。
財務管理をする際は、端数を切り捨てるため、「4年」で計算します。
複合機の減価償却における注意点
減価償却を行う際にはいくつかの注意点があります。特に法人の場合は、以下の点に注意が必要です。
法人の場合は原則定率法が適用される
法人が減価償却を行う場合、原則として定率法が適用されます。これは税法による規定であり、企業が資産を購入する際に、初期費用を大きく計上することで早期に経費として落とすことができるためです。ただし、特定の条件下では定額法を選択することも可能です。これは税理士と相談しましょう。
メンテナンスで長持ちする？
複合機はメンテナンスで長持ちさせることができます。しかし、減価償却は法定耐用年数に基づいて行われるため、メンテナンスで長持ちすることができても、財務管理は変わりません。
実際の使用状況やメンテナンスの状態によって、機器の使用可能期間が変わることがあり、減価償却の計算そのものには影響しないものの、長持ちすることで実質的なコストの分散が可能になり、結果として設備投資の効果を最大化できる点が重要です。
自社に最適な複合機を選ぶのは難しい？
複合機の選定は、企業の業務効率やコストに大きく影響するため、慎重に考えるべき重要な決断です。しかし、選択肢が多いため、どれが最適なのか迷うことも多いでしょう。
「複合機は、購入かリースか長期的に見てどちらがお得なのか？」
「複合機の減価償却は定額法で行いたいが、自社のケースだと定率法にしたほうが良いのか？」
複合機を選ぶ際には、いくつかのポイントを押さえておくことが大切です。以下に、自社に最適な複合機を選ぶための要点をまとめました。
- 自社のニーズや必要なスペックを明確にする
- 買い替えかリースかを検討する
- 複合機の耐用年数を考慮する
- メンテナンスとサポート体制を確認する
- 長期的なコストを比較する
- 機能と使いやすさを重視する
しかし、上記以外にも長く利用する上では注意しないとならないポイントが数多くあります。業界歴10年を越えるベテランスタッフが在籍するITDではそのような相談を一括でお引き受けしております。複合機もかなりお安い導入費用からご提案可能なので、お気軽にお問い合わせください。
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