コピー機のリース契約の比較ポイント！料金相場や選び方、契約のコツを解説

「コピー機のリースを検討しているけど、どの会社が良いかわからない」「リース料金の相場ってどれくらい？」

会社のオフィスに欠かせないコピー機ですが、リース契約に関する疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

リース契約は、初期費用を抑えながら最新の機器を導入できる便利な方法です。

しかし、契約内容や料金体系は複雑で、比較検討を怠ると、後から想定外のコストが発生してしまうこともあります。

この記事では、コピー機のリース契約に関する専門家として、契約のからくりや料金の内訳、リース会社の選び方まで、知っておくべきポイントを網羅的に解説します。

この記事を読めば、あなたの会社に最適なリース契約が見つけられるはずです。

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コピー機のリース契約とは？購入との違い

会社にコピー機を導入する方法は、大きく「リース」と「購入」の2つがあります。

初期費用や所有権、経理処理など、両者には多くの違いがあるため、まずはそれぞれの特徴を理解し、自社の経営状況や目的に合った最適な方法を見つけましょう。

コピー機のリースの定義

コピー機のリースとは、リース会社が購入したコピー機を、ユーザーが一定期間にわたって借りて使用する契約形態です。

ユーザーは毎月、リース会社にリース料金を支払います。

所有権はリース会社にあるため、ユーザーは資産として計上する必要がありません。

リースと購入、どちらがお得か比較

リース契約と購入には、それぞれメリットとデメリットがあります。

どちらがお得かは、企業の状況や目的に応じて判断する必要があります。

リースと購入の比較

	リース	購入
初期費用	抑えられる	高額になる
所有権	リース会社	自社
経理処理	毎月の費用計上	減価償却費として計上
保守・メンテナンス	別途契約が必要	別途契約が必要
最新機種	常に最新機種を使える	自社の資産となるため更新しにくい
期間	3年～7年程度	制限なし

リース契約のメリット

リース契約の最大のメリットは、初期費用を大幅に抑えられることです。

高額なコピー機を現金で購入する必要がないため、手元に資金を残せます。

また、毎月のリース料金は経費として処理できるため、経理処理が簡素化されます。

さらに、契約期間が満了すれば、新しい機種に切り替えることができるため、常に最新の機能を利用できるという利点もあります。

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コピー機のリース料金の内訳

コピー機のリース料金は、一見するとシンプルに見えますが、複数の要素で構成されています。

料金の内訳を正しく理解することが、後々のトラブルを避けるための重要なポイントです。

基本料金に含まれるもの

リース契約の基本料金には、大きく分けて「リース料（基本料金）」と「カウンター料金」があります。

基本料金は、コピー機の本体代金や金利、保険料、固定資産税などが含まれており、毎月一定額を支払います。

リース契約の料金の相場は、機種や契約期間によって大きく変動します。

カウンター料金の仕組み

カウンター料金は、印刷枚数に応じて料金が加算される仕組みです。

1枚あたりいくらという単価が設定されており、モノクロとカラーで料金が異なります。

この「1枚単価」は、リース料金のからくりを理解する上で非常に重要です。

カラー料金が高くなる理由

カラー料金がモノクロ料金よりも高額なのは、カラー印刷には「シアン・マゼンタ・イエロー・ブラック」の4色のトナーが必要だからです。

また、カラー印刷はモノクロ印刷よりも内部部品に負担がかかるため、部品交換やメンテナンスのコストも高くなります。

1枚あたりの単価

1枚あたりの単価は、契約するリース会社や機種、印刷枚数によって変動します。

複数社から見積もりを取り、リース料金全体とカウンター料金のバランスを比較することが重要です。

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コピー機のリース契約時の注意点

リース契約は長期にわたるため、契約内容をしっかりと確認することが大切です。

安易な契約は、後々のコスト増大やトラブルにつながることがあります。

契約期間と中途解約の条件を把握する

リース契約は3年から7年が一般的です。

この期間は原則として中途解約ができません。

もし解約せざるを得ない場合は、残りの期間のリース料を一括で支払う必要があります。

自社の事業計画を考慮して、無理のない期間を設定しましょう。

保守契約の内容を詳細に確認する

カウンター料金には、通常、保守サービスが含まれています。

しかし、サービスの内容はリース会社によって異なります。

トナーやドラムユニットなどの消耗品は含まれているか、故障時の修理対応はどのようになっているかなど、詳細を事前に確認しておきましょう。

月額料金以外の隠れた費用がある

リース契約には、月額料金以外にも初期設定費用や配送設置費用などが別途かかる場合があります。

また、カウンター料金には、月額の最低保証料金が設定されていることもあります。

見積もりを取る際は、総額でいくらになるのかを必ず確認しましょう。

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コピー機のリース会社の選び方

コピー機のリース会社は多数存在します。

料金だけでなく、サービス内容も考慮して、自社に最適な会社を選びましょう。

自社の利用目的に合った機種を提案してくれるか

リース会社は、取り扱っているメーカーや機種が異なります。

自社の印刷枚数や必要な機能（FAX、スキャン、カラーなど）を伝えた上で、最適な機種を提案してくれる会社を選びましょう。

アフターサービスやサポート体制を確認する

リース契約は長期にわたるため、故障時やトラブル時のサポート体制が非常に重要です。

対応時間や連絡方法、修理までのスピードなど、迅速かつ丁寧なサポートが期待できる会社を選びましょう。

本体料金と保守料金を比較する

リース料金は、本体料金と保守料金のバランスで決まります。

本体料金が安くても、カウンター料金が高いと、印刷枚数が多い場合はかえって高コストになることがあります。

複数の会社から見積もりを取り、トータルコストで比較することが大切です。

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コピー機のリース契約に関するFAQ

コピー機をリースする際によくある疑問や、契約後に「どうすればいいの？」と迷いがちなポイントをまとめました。

ここで疑問を解消し、安心してリース契約を結びましょう。

リース契約が満了したらどうなる？

リース契約が満了したら、以下の3つの選択肢から選ぶことが一般的です。

• 新しい機種に切り替える
• 同じ機種で再リース契約を結ぶ
• コピー機を返却する

中古コピー機のリース契約は可能なの？

はい、可能です。

中古コピー機をリースする場合、新品よりもリース料金を抑えることができます。

ただし、使用期間が短くなる可能性や、故障リスクが高まる可能性があるため、事前にカウンター枚数や保守契約の内容をしっかり確認することが重要です。

コピー機をリース契約するメリットとデメリットを知りたい

コピー機のリース契約は、初期費用を抑えたい企業にとって非常に魅力的な選択肢です。

しかし、リース契約にはメリットだけでなく、注意すべきデメリットも存在します。

導入を検討する際は、両方をしっかりと理解した上で、自社の状況に合った判断をすることが重要です。

メリット

• 初期費用を抑えられる
• 経理処理が簡素化される
• 最新機種を利用できる

デメリット

• 所有権がない
• 中途解約が原則不可
• 長期的に見ると購入より高くなることがある

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まとめ

コピー機のリース契約は、初期費用を抑えながら最新の機器を導入できる便利な方法です。

しかし、リース料金の内訳や契約内容をしっかり理解しないと、後から想定外のコストが発生することもあります。

契約前には、リース会社が提示する料金の内訳や契約期間、保守サービスの内容を詳細に確認することが大切です。

また、複数の会社から見積もりを取り、本体価格とカウンター料金のバランス、アフターサービス体制を総合的に比較しましょう。

この記事で解説したポイントを参考に、あなたの会社に最適なコピー機を見つけて、業務効率を向上させていきましょう。

最適なコピー機選びには、専門知識を持つプロのアドバイスが欠かせません。

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購入・リースどちらの場合でも、お客様の疑問や不安を解消し、納得のいく形で導入をサポートいたします。

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