OA機器の再リースで料金が安くなるは本当？仕組みと注意点を解説

OA機器のリース契約終了が近づき、「再リースなら料金が安くなります」という提案を受けたことはありませんか？

月額料金がこれまでの数分の一になるという話に、「裏があるのでは？」とご相談いただくケースも少なくありません。

しかしながら、安くなる理由には、ちゃんとした仕組みがあります。

本記事では、再リース料が下がる理由と、再リースを行う際のメリット・デメリット、再リースを行うかの判断のポイントを解説します。

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再リースの仕組みを知る

そもそもリース契約とは？

リース契約とは、リース会社が機器を購入し、企業が一定期間借りてOA機器を使う契約形態です。

複合機・コピー機・PCなどのOA機器は、多くの中小企業でリース契約を通じて導入されています。

実際、公益社団法人リース事業協会の調査（2023年度）では、日本企業の92.8％がリースを利用しているとと回答しており、リース契約はビジネスのスタンダートとなっています。

この契約は通常、期間内に機器代金・金利・諸費用をすべて支払い終える仕組みです。

つまり、契約が満了した時点で、機器の代金はすでに完済されているのです。

リース契約後にはじまる再リースとは

再リースとは、リース契約の満了後も同じ機器を継続して使うための契約のことです。

新たな機器を導入するのではなく、現在使用中の機器をそのまま使い続けるため、延長リースと呼ばれることもあります。

一般的には1年ごとの更新が主流で、料金はリース会社によって異なりますが、年間の支払い総額はこれまでの約1/10〜2/10程度まで下がることがあります。

知っておきたい再リースのメリット

リース期間満了後に再リースを選択する最大の利点は、コストと手間の削減にあります。

月額料金が劇的に安くなる

最大の魅力はコスト削減です。

リース会社によりますが、月額換算で従来の1/10程度、あるいはそれ以上の大幅な減額になるケースが多いです。

完済済みの機器を使い続けられるため、キャッシュフローの改善に直結します。

手間がかからない

新たな審査や契約書の作成、機器の入れ替え作業が不要です。

現在の業務環境を一切変えずに使い続けらるのが、再リースのメリットです。

全額経費として処理が可能

再リース料もリース料と同様に、税務上「賃借料」として全額損金算入が可能です。

資産として計上し、減価償却の手間をかける必要がありません。

【注意：所有権について】

再リース中も機器の所有権はリース会社にあります。

再リースの契約を終了する際は、機器は返却するのが基本です。

リース会社の条件に買取が可能な場合もありますが、対応可否については契約先のリース会社に確認しておきましょう。

再リースのデメリット

再リースにはメリットが多い一方で、見落としてはいけないデメリットも存在します。

修理部品供給が終了するリスクがある

OA機器メーカーは、製品の製造終了から一定年数が経過すると補修部品の供給を終了します。

例えば、7年リースなどの長期契約を満了した場合は、再リース開始時点でメーカーサポートが終了間際、あるいは終了している可能性があります。

重大な故障が起きた際、修理不能で業務が止まるリスクは考慮しましょう。

ランニングコストの高騰

旧機種は最新機種に比べて消費電力が高く、電気代がかさむ場合があります。

また、古い複合機などはカウンター料金が新機種より高い場合も考えられるため、トータルコストでは割高になる可能性があることに注意しましょう。

セキュリティリスクと性能低下の懸念がある

古い機種は、最新のサイバー攻撃に特化した機能を備えていないケースがあります。

ネットワークに接続される複合機やPCが、社内への侵入経路になるリスクには注意が必要です。

再リースを検討する際は、最新のセキュリティ要件を満たしているかを判断していきましょう。

再リースが必要になるタイミング

短期間だけ使用したい時

オフィスの移転や事業規模の縮小を数年以内に控えている場合は、再リースが有効です。

新機種を導入して新たにリースを組むと、最大7年の契約期間が生じ、途中で解約すると高額な違約金が発生してしまいます。

その点、再リースであれば1年単位での更新が主流なため、解約リスクを最小限に抑えつつ、必要な期間だけOA機器を使い続けることができます。

バックアップ用の予備機を確保したい時

メイン機の故障に備えたバックアップ体制を、最小限のコストで構築したいタイミングにも適しています。

主力機が突如故障した際の業務停止は、企業にとって大きな損失です。

しかし、再リースなら、これまで使い慣れた旧機種を予備機を安い料金で維持することができるため、万が一の事態に備えた保険用の機器として、非常にコストパフォーマンスの良い選択となります。

資金繰りを優先したい時

新たな設備投資を抑え、手元のキャッシュを温存したい局面では再リースが大きな力になります。

新機種の導入には新たなリース審査や初期費用が伴いますが、再リースは現行契約を延長するのみで完結するため、手続きも非常にスムーズです。

年間の支払額をこれまでの約1/10〜2/10程度まで大幅に圧縮できる点は、経営上の資金繰りを安定させる上で大きな利点となります。

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【比較】再リースと新規入れ替え

ここでは、再リースを行った場合と、リース機器を返却して新機種を導入する場合の違いを見ていきましょう。

比較項目	再リース	新規リース契約
月額料金（目安）	数千円程度	数万円～（機器による）
支払い期間	1年ごと	最大7年
保守・サポート	△ 部品終了のリスクあり	○ メーカー保証・保守もあることが多い
メリット	固定費削減	最新機能搭載・安全性を確保

再リースが向いているケース

再リースの最大の特徴は、圧倒的なコストパフォーマンスにあります。

年間の支払額が下がるため、キャッシュフローの改善に大きく貢献します。

また、現在使用している機器をそのまま使い続けるため、新しい操作方法を覚え直したり、煩雑なネットワーク設定をやり直したりする必要がありません。

業務を止めることなく、これまでの環境を維持したまま継続できる点も、再リースならではの利点です。

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新規入れ替えが向いている場合

新規入れ替えの特徴は、最新機能を使用できる点にあります。

最新機種へ乗り換えることで、数年前のモデルとは比較にならないほどの利便性を享受できます。

具体的には、処理速度や通信速度の向上、高度なセキュリティ機能の搭載、さらには大幅な省エネ性能の改善による電気代の削減などが期待できます。

万が一の故障時にも迅速な復旧が約束されるため、突発的な修理費用の発生や、業務停止による損失リスクを最小限に抑えることができます。

再リースが可能なOA機器

おすすめ：固定費削減効果が高いもの

• シュレッダー・ラミネーターなどの単機能機器
• 低稼働の複合機・コピー機
• オフライン機器

ネットワークへの接続が必要ない機器は、長期利用が可能なため、コスト優先で積極的に継続を検討すべき項目です。

また、故障リスクが低い低稼働の複合機やコピー機も部品の摩耗が緩やかなため、再リース検討の有力な候補となります。

月額料金が下がることで、オフィスにおける固定費削減の効果を最も大きく実感できるでしょう。

要確認：部品の在庫確認が必要となるもの

• 防犯カメラ
• 電話機
• 高稼働な複合機・コピー機

印刷頻度が高い複合機・コピー機は、再リース料が安くなる一方で、老朽化による故障リスクが高まります。

これらのOA機器は、保守体制の有無を慎重に判断しましょう。

リース契約満了後もトナー補給や修理を含む保守契約を継続できるか、事前の確認が欠かせません。

また、24時間稼働し続ける防犯カメラは、ハードディスクの寿命や、録画データの取り出し・保護機能が担保されるか確認が必要です。

注意：セキュリティリスクに直結するもの

• デスクトップやノートパソコン
• 無線LANやルーター通信インフラ
• UTMやサーバーなどのセキュリティ機器

業務停止のリスクが極めて高い機器は、再リースに慎重な判断が必要です。

PC類はOSのサポート終了や、スペック不足に伴う動作遅延が起こる可能性を考慮に入れましょう。

また、無線LANやルーター、UTMなどのネットワークセキュリティ機器も、不正アクセスを防ぎきれず、情報漏洩や接続トラブルの可能性にも繋がります。

再リースによる金額と安全性を考慮し、必要であれば最新機種への変更も検討しましょう。

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再リース契約時の手続き

契約満了通知の確認

契約会社から期間満了の通知が届くのは、一般的に満了の2〜3ヶ月前です。

この通知を見落とすと、自動的に月次再リースに移行するケースや、返却期限を過ぎてペナルティが発生するケースがあります。

リース契約の満了日はあらかじめ社内で管理し、必要であれば、販売代理店に確認を行いましょう。

リース・返却・買い替えの決定

契約満了通知を受け取ったら、方針を決定します。

この判断に、機器の状態・業務上の必要性・コスト・セキュリティ要件の総合的な検討が必要です。

迷う場合は、OA機器の販売店に相談するとよいでしょう。

再リース申込書の提出

再リースを選択した場合、再リース申込書を提出します。

提出期限はリース会社によって異なりますが、満了日の1ヶ月前までを求めるケースが多いです。

提出が遅れると自動返却扱いになる場合があるため、通知を受け取ったら早めに動くことが重要です。

申込書の提出後、再リース開始の確認書が送付され新たな料金での契約がスタートします。

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まとめ

OA機器の再リースは、料金を大幅に抑えられる非常に合理的な仕組みです。

特に資金繰りを優先したい局面では強力な選択肢となります。

しかし、OA機器の種類によっては、機器の老朽化が進んでおり、安全性が伴っていない場合もあります。

再リースを検討する場合には、安さだけでなく安全性や業務効率などの影響を元に判断する必要があります。

特に、PCやサーバーなどの重要なインフラ機器については、安全性を優先し、新機種への入れ替えも検討しましょう。

もし、契約満了の通知が届いて判断に迷う場合には、販売代理店などの専門業者に相談し、自社に合わせた契約内容を選びましょう。

「自社の再リース料はいくらになる？」「最新機種への入れ替えとどちらがお得？」そんな疑問をお持ちの方は、ぜひ株式会社ITDへご相談ください。専門のスタッフが状況を丁寧にヒアリングし、貴社の形態に合わせ最適なプランをご提示いたします。リース満了が近づいている方も、下記の電話番号や問い合わせフォームから、お気軽にお問い合わせください。