複合機の耐用年数は法定5年？リース・中古や減価償却の計算方法を解説！

「複合機の法定耐用年数って何年？」「リースや中古の場合はどうなるの？」そんな疑問をお持ちではありませんか。

複合機は会社の業務に欠かせない重要な備品です。

しかし、その耐用年数や減価償却について正しく理解していない方も少なくありません。

この記事では、複合機の耐用年数について、法定耐用年数と物理的寿命の違いから、減価償却の計算方法、さらには中古複合機やリース契約における注意点まで、専門家がわかりやすく解説します。

この記事を読むことで、あなたの会社にとって最適な複合機の導入・運用方法がきっと見つかります。

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複合機の耐用年数とは

複合機の耐用年数は、大きく分けて「法定耐用年数」と「物理的寿命」の2つがあります。

これらは全く異なる概念であり、混同すると会社の資産管理や経費計算に影響を及ぼす可能性があります。

まずはこの2つの違いを正しく理解しましょう。

複合機の耐用年数は法定5年

複合機の法定耐用年数は、国税庁によって5年と定められています。

国税庁

この耐用年数は、税法上の減価償却費を計算するために用いられるもので、あくまでも税務上のルールです。

この期間を過ぎると、税務上は資産価値がゼロになったとみなされます。

複合機の耐用年数に影響する要因

複合機の物理的寿命は、法定耐用年数とは異なり、利用環境や使い方によって大きく変動します。

具体的には、

などが挙げられます。

特に印刷枚数は寿命を大きく左右する要因となります。

メーカーによっては、耐久枚数が公開されており、物理的寿命を判断する際の重要な指標となるのです。

複合機の法定耐用年数と物理的な寿命の違い

法定耐用年数は「税法上のルール」であり、物理的寿命は「機器が実際に使える期間」です。

法定耐用年数である5年を過ぎても、機器が正常に稼働していれば使い続けることができます。

逆に、使い方や環境によっては、5年を待たずに故障してしまうこともあります。

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複合機の減価償却計算方法

複合機は高額な資産であるため、一括で経費計上するのではなく、数年にわたって少しずつ経費として計上します。

これが減価償却です。

複合機の減価償却計算方法を理解することは、適切な経営判断を下す上で非常に重要なのです。

減価償却費の計算方法を知る

減価償却費の計算方法には「定額法」と「定率法」がありますが、一般的には定額法がシンプルでわかりやすいとされています。

定額法

毎年同じ金額を償却していく方法です。計算がシンプルでわかりやすいのが特徴です。

（取得価額 × 定額法の償却率）＝1年あたりの減価償却費

※法定耐用年数5年の償却率は0.200

定率法

未償却残高に一定の償却率をかけて計算する方法です。初年度の償却費が最も多くなり、年を追うごとに少なくなります。

（未償却残高 × 定率法の償却率）＝1年あたりの減価償却費

※法定耐用年数5年の償却率は0.400

複合機の耐用年数と減価償却の関係

減価償却は、資産の取得費用を耐用年数に応じて費用配分する会計処理です。

複合機の場合、法定耐用年数である5年間にわたって、取得価格を分割して経費計上します。

この関係を正しく理解することで、毎年の税負担を適切に管理できます。

リースと購入の耐用年数を比較する

リース契約の場合、リース会社が所有者であるため、減価償却はリース会社が行います。

利用者は毎月のリース料を費用として支払う形になります。

そのため、購入する場合と比較して、減価償却の計算が不要になるというメリットがあります。

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中古複合機を購入する時の注意点

コストを抑えるために中古複合機の購入を検討される企業も多いでしょう。

しかし、中古には特有の注意点があります。

中古品に適用されている耐用年数を知る

中古複合機の場合、耐用年数は新品とは異なり、法定耐用年数の計算方法が異なります。

購入前に必ず印刷枚数を確認する

中古複合機の物理的寿命を判断する上で、印刷枚数は最も重要な指標の一つです。

印刷枚数が多い複合機は、内部部品の劣化が進んでいる可能性が高く、故障リスクも高まります。

購入前に必ず販売店に印刷枚数を確認しましょう。

カウンター保守契約の有無と内容を把握する

中古複合機は、カウンター保守契約を結ぶことが一般的です。

これは、1枚印刷するごとに料金が発生し、故障時の修理や消耗品の交換が含まれる契約です。

契約内容や料金体系を事前にしっかり確認することが大切です。

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複合機の寿命を延ばす方法

リコーやゼロックスなど、メーカーによって耐久性に差はありますが、日頃の適切なメンテナンスによって、物理的寿命を延ばすことが可能です。

以下の点に注意することで、より長く安定して使用できます。

定期的なメンテナンスとクリーニングを行う

プリンター内部に溜まったトナー粉やホコリは、故障の原因となります。

定期的に清掃を行うことで、機器を良好な状態に保ちましょう。

リコーやゼロックスなどの純正消耗品を使用する

トナーやドラムユニットなどの消耗品は、必ずメーカーの純正品を使用しましょう。

非純正品は安価ですが、機器の故障や印刷品質の低下につながる可能性があるので注意が必要です。

設置環境を適切に保つ

複合機は、高温多湿や直射日光を避けた場所に設置することが重要です。

適切な温度と湿度を保ち、安定した環境で使用しましょう。

電源管理を適切に行う

複合機の電源を頻繁にオンオフすることは、機器に負担をかける原因になります。

通常はつけっぱなしにしておき、長時間使用しない場合のみ電源を落とすようにしましょう。

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あなたの会社に最適な複合機を選ぶポイント

あなたの会社に最適な複合機を選ぶためには、複数の視点から検討することが重要です。

あなたの悩みを専門家へ相談する

複合機の専門家である販売店やリース会社に相談することで、自社のニーズに合った最適な提案を受けることができます。

必要な機能を明確にする

複合機は、機種によって搭載されている機能や性能が大きく異なります。

自社に最適な一台を選ぶためには、「どんな機能が必要か」を明確にすることが最も重要です。

以下のチェックリストを活用し、必要な機能を洗い出してみましょう。

複合機選びの機能チェックリスト

印刷機能：

• カラー印刷は必要か？
• 印刷速度はどのくらい必要か？（例：〇枚/分）
• A3サイズまでの印刷は必要か？

通信・データ機能：

• FAX機能は必要か？
• スキャン機能は必要か？（例：PDF保存、クラウド連携など）

その他：

• 無線LAN接続は必要か？
• セキュリティ機能（認証印刷など）は必要か？

これらの項目を事前に整理しておくことで、複合機選びの専門家とのやりとりがスムーズになり、最適な機種を効率よく見つけられます。

コスト（購入・リース）を比較する

購入とリースにはそれぞれメリット・デメリットがあります。

初期費用を抑えたい、資産として保有したくない場合はリースが、長期的に使用し、トータルコストを抑えたい場合は購入が適しています。

	購入	リース
初期費用	高い	安い
所有権	自社	リース会社
減価償却	自社で計算	リース会社が行うため不要
保守	基本的に別途契約	別途契約が必要
契約期間	制限なし	3年～7年程度

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まとめ

複合機の法定耐用年数は5年と定められていますが、これはあくまで税法上のルールであり、実際の寿命とは異なります。

そのため、リースや中古複合機を検討する際は、減価償却の計算方法や印刷枚数、保守契約の内容などをしっかり確認することが大切なのです。

日々のメンテナンスを丁寧に行うことで、複合機の寿命を延ばし、コスト削減にもつながります。

購入とリースのメリット・デメリットを比較し、自社の使い方や予算に合った最適な複合機を選びましょう。

このような、最適な複合機選びには、専門知識を持つプロのアドバイスが欠かせません。

株式会社ITDなら、お客様のオフィス環境や予算、必要な機能に合わせて最適な複合機をご提案できます。

購入・リースどちらの場合でも、お客様の疑問や不安を解消し、納得のいく形で導入をサポートいたします。

専門家による最適なアドバイスを受けることで、無駄なコストを抑え、業務効率を最大化する複合機を見つけられるでしょう。

どのようなご相談でも、お気軽にITDへお問い合わせください！