スモールオフィス向け！小型の業務用複合機のおすすめは？失敗しない選び方
「複合機を置きたいけど、うちのオフィスは狭いしスペースが足りなくなるかな…」なんて、お悩みの方はいらっしゃらないですか？
特にこれからオフィスを拡大していく予定の中小企業の方には、今のスペース適合するコンパクトな複合機を選ぶのがポイントです！
この記事では、スモールオフィス向けにぴったりな小型で高機能な複合機をピックアップします。
さらに、選び方のコツや、おすすめモデルについても詳しくご紹介します。
オフィスの業務内容や環境に合った複合機選びをお手伝いしますでは、ぜひチェックしてみてください！
（本記事では、スモールオフィスを、文字通り小規模なオフィスを指して説明していきます。従業員10名以下程度の規模の事業者のオフィスの方が強く該当しますので、ぜひご覧ください。）
スモールオフィス向け！業務用複合機の選び方のコツは？
オフィススペースや業務内容に合った複合機を選ぶのは、業務効率化のキーとなります。不必要に大きいものは、無駄に電気代が高くなってしまう恐れがあります。
スモールオフィス向けの複合機を選ぶ際には、以下のポイントを押さえましょう！
1.コンパクトさと設置スペースを意識する
小さなオフィスではスペースが限られているため、複合機のサイズが重要です。
設置予定の場所を事前に測り、複合機が無理なく設置できるサイズを選びましょう。省スペース設計のモデルを探すのがポイントです。
2.必要な機能を明確にする
「プリント・スキャン・コピー・FAX」のどの機能が必要かリストアップ。例えば、従業員数が少ない事業者の場合は、まだ顧客も限られており、FAXが不要な場合などもあるでしょう。
その場合は、よりコンパクトでコスパの良いモデルを選びます。また、カラー印刷が必要かモノクロでも十分かも一応しましょう。
モノクロで十分な場合は、複合機のレベルやスペックを落とすことでコストも削減できます。
3.月間印刷枚数を把握する
メーカーの仕様には「推奨印刷枚数」が記載されています。 月間の使用頻度を見積もり、それに合ったモデルを選ぶことで、長く安定して使用できます。
4.操作性・連携機能を確認する
初心者でも使いやすいタッチパネルやスマホ連携機能があると、日常業務がスムーズに使えます。 特に、クラウド連携やモバイル印刷が可能なモデルは、リモートワークが多いオフィスに最適です。
5.ランニングコストをチェックする
複合機は本体価格だけでなく、トナーやインクのコストも重要です。 リース契約の場合は、月額や保守サービスの内容も確認しておきましょう。
6.将来のオフィス拡大を見据える
今後オフィスが大きくなる可能性がある場合、拡張性の高いモデルを選ぶ一つの方法です。例えば、進歩トレイや高速印刷機能を後付けできるモデルなら、将来的なニーズにも柔軟に対応できます。
会社というのはあっという間に大きくなります。拡大を見越して複合機のサイズを大きくできると良いでしょう。
7.リースと購入のどちらが合うか考える
スモールオフィスでは、初期費用を抑えられるリース契約が人気です。
購入した場合、そのコピー機などは会社が完全に自己所有することになります。価格が10万円以上のコピー機などを購入していれば、資産として計上することも可能です。
どちらが合うかは会社の方針によって異なります。
小型の業務用複合機の人気モデル
ここでは、小型の業務用複合機の中でも人気のモデルを厳選してご紹介します。それぞれの特徴やおすすめポイントをわかりやすく解説していますので、ぜひチェックしてみてください。（2025年1月現在）
しかし、業務用複合機は常に最新の型が出るなど、情報のアップデートが早いです。そのため、気になる方はぜひITDへお問い合わせください。
高性能かつ省スペースの「iR-ADV C3530F-RG（キヤノン）」
キヤノンの「iR-ADV C3530F-RG」。大きな特徴は、スモールオフィスや自宅オフィスに最適なコンパクト設計で、場所を取らずに設置できる点です。
また、クラウド接続やデータ管理機能があり、セキュリティ面も万全であるため、リモートワークとの連携が容易です。
小型で設置がしやすく、コスパも良い「iR C3222F（キヤノン）」
「iR C3222F」もキヤノンの人気モデルで、設置が簡単で場所を取らない小型設計が魅力です。コスパが良く、初期投資を抑えたい企業に最適です。
特に、スキャンやコピーの操作が簡単で、どなたでも簡単に使えます。また、メンテナンスも簡易的で、消耗品の管理も手軽に行えるため、小規模なオフィスでの使用に適しています。
高機能でスモールオフィス向け「Apeos C3530（富士フイルム）」
富士フイルムの「Apeos C3530」。
多彩な機能を備えつつ、コンパクトでスペースを気にせず導入できる点が評価されています。
カラー印刷の品質も高く、スキャナ機能も充実しています。また、機密保持のためのセキュリティ機能も強化されており、情報管理が求められる業種にも適しています。
上記3モデルの価格帯は新品で40万円台から80万円台が目安となり、リース契約を利用すると月額5万円ほどで利用可能です。（2025年1月現在）スモールオフィスだからこそ、コスパ良く借りることができたら嬉しいですね。
各モデルとも、省スペース・操作性・セキュリティ機能が充実しており、特に小規模オフィスや在宅ワークに最適な複合機です。
個人事業主やスモールオフィス事業者が複合機を選ぶときのよくある落とし穴
個人事業主やスモールオフィスに最適な複合機を選ぶ際には、以下のポイントを重視しましょう。
本当に必要かを考える
以前は、多くの業界で、文書の印刷、スキャン、コピーが日常的に必要とされていました。しかし、デジタル化が進む現代において、「ペーパーレス」への注目は高まっています。
このため、紙の書類が求められるシーンは少なくなっており、不要なケースもあるでしょう。
しかし、複合機は「ペーパーレス」を助ける役割も担います。
スキャン機能を通して無駄な印刷を省いたり、FAXでの連絡を可能にしたりします。このため、今後の事業方針を見直し、必要かどうかを考えましょう。
オーバースペックを防ぐ
複合機には、印刷、コピー、スキャン、ファックス機能がありますが、オフィスの業務内容によって必要な機能は異なります。スキャンやファックスを頻繁に使用しないのであれば、その機能は省いても構いません。
複合機のオーバースペックを避けることで、無駄なコストを削減できます。
消費電力を考慮する
設置スペースが限られている小規模オフィスには、小型で省エネの複合機が最適です。小型機種でも、消費電力の少ないモデルを選ぶことで、長期的な電気代を抑えることができます。
ランニングコストを意識する
複合機の導入には、本体の購入費用以外に、インクやトナーの消耗品コスト、保守契約費用がかかります。導入前にランニングコストも確認し、総合的なコストを見て選ぶことが重要です。
業務用複合機に必要な機能一覧
複合機の導入は、業務の効率化やペーパーレス化に役立ちます。ここでは、業務用複合機に必要な機能を解説します。
プリント、コピー、スキャン、ファックス機能
プリントやコピー、スキャン機能は書類の作成やデジタル化に役立ちます。
ファックスは利用頻度が減少していますが、依然として必要なシーンも多くあるため、用途に合わせて必要な機能を確認しましょう。
無線LAN、クラウド対応機能
テレワークやリモートオフィスでもスムーズに業務を行うためには、無線LAN機能やクラウド接続があると便利です。どこからでも接続でき、複数台のデバイスでのアクセスが簡単に行えます。
セキュリティ機能やデータ保護
重要なデータを扱う場合には、データ保護機能が必須です。認証システムや暗号化機能を備えた複合機は、情報漏洩のリスクを低減します。
複合機の導入に関するよくある質問
複合機を導入するにあたって、疑問や不安を抱えることもあるでしょう。以下に、よくある質問とその解決策を紹介します。
小型の業務用複合機でも十分？
小型モデルには限界がある！
小型複合機は、設置スペースが限られているオフィスに最適ですが、機能や印刷速度が大きなモデルに比べて制約される場合があります。
利用目的に合ったスペックで十分な機能が備わっているか確認しましょう。
個人事業主でも業務用複合機は必要？
業務用複合機は、耐久性や連続印刷性能が家庭用に比べて優れています。また、コストパフォーマンスが良く、スピーディーな業務処理が可能です。
さらに、業務用の複合機は、セキュリティ機能が充実しており、ビジネスデータの保護に役立ちます。特に個人情報や顧客情報を扱う事業主にとっては安心できる選択肢です。
小型複合機にはデメリットがある？
小型複合機は、省スペースでありながら十分な機能を持つものが多いですが、オフィスの使用状況に応じて、性能とのバランスを考慮して選ぶことが大切です。
購入時には、サポート体制やメンテナンス費用についても確認しましょう。長期的なコストを考慮した上で、維持費の少ない複合機を選ぶことが重要です。
まとめ：自分のオフィスに合った複合機で業務を効率化しよう！
複合機は、オフィス業務を効率化し、コスト削減にも貢献する重要なツールです。適切なモデルを選び、業務内容に合った使い方をすることで、日々の作業がスムーズになり、オフィス全体の生産性も向上します。
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